Чтобы отправить работы на проверку библиографу для последующей публикации на портале ЭБ необходимо сформировать АКТ. Акт создается путем нажатия на строку "Акты" в меню на сайте ВКР.

Создаем АКТ

На появившейся странице нажимаем "Добавить новый акт".

Заполняем поля параметров Акта. В акт добавляются работы в соответствие с его параметрами при создании.

Например: Если степень при создании акта была выбрана "Бакалавриат" то в акт попадут работы только от Бакалавриата, работы например по "Прикладной бакалавриат" не попадут потому что это другая степень.

По такому же принципу работает поле "Публикация в открытом доступе". Для каждого типа свой акт.

Права доступа для координатора

Добавляем в АКТ заявки

Для работы с заявками необходимо иметь права доступа, роль "Координатор", выдаваемая администратором ресурса. Роль выдаётся на основании приказа.

Права координатора выдаются на всё подразделение. То есть не льзя выдать права на отдельные специальности, в дальнейшем это будет влиять на механизм добавления заявок в АКТ.

Чтобы работать с заявками Аспирантов необходимо выдать дополнительные права на работу с ними. Поэтому просим заранее предупреждать о необходимости этих прав для вас.

Наличие у вас роли можно увидеть после авторизации на сайте ВКР , на странице своего профиля.

После того как создали АКТ, нужно в него провалиться. Свои акты можно посмотреть на главной странице ВКР (там же где отображены ваши данные). Поле "Акты, для которых я являюсь ответственным".

Другие акты - акты которые были созданы другим координатором с такими же правами как у вас. То есть доступом к тому же университету/школе.

Чтобы добавить работы в акт нужно нажать кнопку в акте "Добавить все утвержденные заявки". В АКТ добавятся все заявки которые попадают под параметры АКТа который вы создали. Это значит, что если на кафедре несколько координаторов которые поделили студентов, в АКТ к одному координатору могут попасть заявки другого координатора. Потому что система добавляет все подходящие заявки. Чтобы убрать лишние заявки есть механизм "Отвязки" работ.

Аспирантура. Аспирантура в рамках системы ВКР отдельное направление для работы с которым требуются права. Специфика работы с аспирантами заключается в необходимости доп.прав по основному направлению для координатора. Это значит что координатор например с правами для школы Естественных наук будет обрабатывать(видеть) заявки только аспирантов школы Естественных наук.

Привязываем/Отвязываем заявку в АКТ

Если необходимо убрать заявку из АКТа нужно зайти в саму заявку и нажать на "..." в поле "Номер акта", появиться окно в котором можно удалить номер АКТа или написать новый номер АКТа к которому должна относиться работа.

Поиск заявки

Для контроля работ до формирования АКТа существует механизм поиска студента. Для этого необходимо выбрать в меню "Студенты". Задаем параметры поиска в соответствие с требованиями. Получаем список студентов с актуальным статусом заявки.

Авторизация происходит на сайте ВКР. Выбираем «Вход в систему» и в водим корпоративную учетную запись.

Авторизация

Ставим отметку

После проверки заявки необходимо поставить отметки. Нажимаем "Поставить отметку Согласие на размещение заполнено" и "Установить текущую дату для документа Согласие на размещение". Перед тем как поставить отметку соответственно убеждаемся что согласие студентом подписано и загружено.

Из системы удален скан согласия на размещение
Установлена отметка «Согласие на размещение заполнено»

Удаляем все сканы

После проверки всех заявок (в акте), когда все файлы загружены, не обходимо удалить все сканы. Для этого в шапке АКТа выбираем "Удалить все сканы лицензионного договора".

Акт можно подготовить к передаче в библиотеку только, если для каждой заявки, относящейся к акту, выполняется условие:

Из системы удален скан согласия на размещение
Установлена отметка «Согласие на размещение заполнено»

После того как нашли нужного студента, можно провалиться в его заявку. Для этого нужно нажать на номер заявки.
У координатора есть возможность самостоятельно загружать/заполнять заявку за студента.

Проверяем заявку

Проверяем работу на заполнение в соответствие с требованием полей. При необходимости Координатор может вносить изменения в заявку.

Обращаем внимание , что при проверке загруженных файлов, в случае если документ был подгружен несколько раз (допустим меняли файл с ошибкой на исправленный) в редакторе на пред просмотре (Показать в редакторе) )может отображаться старая версия. Поэтому если есть подозрения на некорректность файла, лучше его проверить скачав файл.

Передаем АКТ в библиотеку

Когда АКТ проверен, заявки подтверждены, акт передаться на проверку в библиотеку. Для этого выбираем в шапке акта "Подготовить к передаче в библиотеку". После проверки АКТа Библиотекой работы размещается либо АКТ отправляется на доработку в случае если есть ошибки.